Mundo mais digital, conectado e produtivo.

O mundo mudou e não vai voltar para o que era antes. O mundo mudou e você não estava preparado para a mudança. Muitas empresas que não se rendiam ao sistema home office foram obrigadas a quebrar seus paradigmas. Pessoas que não acreditavam no modelo de trabalhar a distância tiveram, forçosamente, que se organizar em casa para continuar o trabalho. De repente, redescobriram o Skype e a webcam, entre outras ferramentas.

Neste momento, você precisa entender que pode aproveitar para tirar o melhor de tudo isso que estamos vivenciando. Nem tudo são flores, nem tudo são pedras. Espero poder contribuir para uma evolução.

Tenho 42 anos, trabalho há 15 anos num sistema home office desde o dia em que resolvi empreender no mercado de marketing digital e trabalhar para mim. Mas não tem receita, tem rotina. Em 2005, tive minha última experiência com “ir todos os dias para o trabalho” e, numa segunda-feira, acordei, tomei banho, troquei de roupa e me sentei para trabalhar – na sala da minha casa mesmo. Lembro da sensação de liberdade e de responsabilidade que vieram sobre mim ao mesmo tempo.

Claro que, no cenário atual, nem todos são autônomos, empresários ou só funcionários – às vezes, somos um pouco de tudo e o patrão, por outro lado (seu chefe), é o cara que tem “conceitos” que ele carregou a vida toda do tipo: para o gado engordar, precisa do olho do dono… ; se for trabalhar de casa, vai ficar o dia inteiro coçando… ; nesta empresa não funciona home office (claro, uma padaria não funciona mesmo). O que estamos vivendo aqui é uma ruptura gigantesca na relação de trabalho. O patrão não precisa ficar vigiando você fazer o seu trabalho, simplesmente você o faz.  A condição é: quero que faça esse trabalho! Como você o fará independe da sua localização, depende de você, mas o resultado tem que ser alcançado. A princípio, e como todo “ser humano”, o cara continuou indo à praia, passeando no parque, foi ao cinema à tarde, etc. porque não entendeu a mudança. Mas já passamos desse ponto (espero).

O que eu quero mesmo compartilhar são alguns conceitos de vida digital. Sabe quando você passa o dia inteiro em reuniões e, quando se senta para trabalhar, está exausto e sem pique? Então, reuniões são o primeiro item a se cortar. Se você é o chefe, faça um e-mail bem montado com todos os pontos que precisam ser resolvidos, envie para discussão e monitore os resultados. Se você é o funcionário e recebe um e-mail destes do seu chefe, ótimo… vai lá!

Se a ideia precisa ser resolvida ou decidida por muitas pessoas, use o Trello ou Google Docs – são ferramentas que compartilham ideias e mantêm o rastro da evolução. Claro, há reuniões onde se resolve tudo com poucas palavras, calma, não seja radical.

Como evitar reuniões?  Escreva fornecendo o maior número de detalhes possível, revise a(s) ideia(s) projetada(s) e envie por e-mail. Mande um WhatsApp (áudio ou texto) sobre o que pensou e peça para o destinatário escutar/ler e te retornar quando puder. Cara, duas coisas acontecem aqui: a primeira é que o seu cliente vai estar na mesma linha de raciocínio que você e poderão discutir sobre um ponto equivalente, evitando divagar sobre receita de bolo; a segunda coisa é que o seu cliente vai precisar parar para pensar sobre o que você propôs e, em poucas linhas ou poucos minutos, ele irá  saber se está certo, errado ou se o caminho é aquele mesmo. Pode ser que você receba uma resposta direta por e-mail, um áudio pelo zap e pronto, resolvido!  você já sabe o que precisa fazer!

Isso já economizou uma reunião de mínimo, 2 horas e, na próxima, você poderá sugerir o Zoom, Skype, Facetime, chamada de WhatsApp ou até uma ligação telefônica. Uma coisa é certa: toda vez que você parar para escrever projetos, com muitos ou poucos detalhes, a resposta ao problema aparece!

Como controlar o tempo no Home Office? Esse é o grande segredo. Em casa, você vai precisar parar para comer (fazer a comida ou pedir). Fazer a comida te tomará um tempo; pedir, te tomará muito do teu dinheiro ao final de algum tempo. Prepare “marmitinhas” do básico como, por exemplo, arroz e feijão, você já deixa pronto e esquenta no micro-ondas quando precisar. E aí você faz a outra parte, por exemplo, uma omelete leva 4 minutos, somando com 2 minutos do arroz e feijão, pow! Em seis minutos, uma refeição. No jantar, você pode caprichar e, inclusive, já pensar no almoço do dia seguinte. Durante o dia, vão aparecer coisa novas que podem te tirar da tarefa principal e isso pode ser irritante ou te fazer perder a concentração! Pense assim:

1. Se chegar um trabalho e ele é rápido de resolver, faça-o imediatamente.
2. Se chegar algo que precisa de concentração, mas não demora, escolha um horário para apresentar o resultado, lembrando de responder a quem te pediu: por exemplo, às 14h te mando. Use um gerenciador de tarefas para te lembrar, como o Google Task, EverNote, até post-it vale. Calcule quanto tempo você usará para resolver o trabalho colocando uma margem para mais ou para menos e pronto!
3. Se chegar algo muito complexo que vai tomar toda a sua atenção, e você precisar parar o que está fazendo, negocie o prazo. Dois trabalhos importantes na mesma mão dão confusão. Claro, se for urgente, avise que está parando o outro job e negocie prazo para ele.
4. Se chegar muita coisa ao mesmo tempo, com diferentes níveis de atenção, faça uma lista. Separe o que é fácil, médio e difícil. Negocie e priorize.

O que são prioridades – No seu trabalho, você deve decidir o que é prioridade. Quando uma tarefa mais complexa possui prazo mais próximo para entregar, o melhor é deixar as mais simples e mais rápidas para depois. Quando algo simples se tornar mais complexo, negocie o prazo, volte à sua lista e reorganize.

Em que tipo de ambiente você pode trabalhar? No começo, eu diria que uma mesa e uma cadeira resolvem. Depois, com mais rotina, mais controle do tempo e dos prazos, você pode escolher o ambiente mais adequado. Nem todas as casas têm espaço para dividir com filhos… eles (os filhos) te vêem em casa e acham que você está disponível. Às vezes, é difícil falar não. Você pode se fechar no seu quarto, em outro ambiente que sua casa possua e ainda assim não ser possível trabalhar sem interferências constantes. É o caso de pensar em outras opções.  Verifique se o prédio onde você mora possui o espaço do salão de festas e, se for o caso, organize com os vizinhos (e com o síndico) uma forma de abrir esse espaço. Vale uma vaquinha para um 4G portátil. Se mora numa casa ou a opção do salão de festas foi negada, informe-se sobre espaços de coworking próximos. É uma boa opção, veja se existem planos flexíveis e se a empresa (que empresa? Não é home office?) topa pagar tudo ou uma parte desse espaço.

Você tem um negócio, e precisa continuar vendendo? Não espere o Governo dizer o que você pode ou não fazer, diversifique, crie pontes diretas com seus consumidores. Vou dar 2 dicas, uma para quem tem uma loja e outra para quem tem negócio de prestação de serviços:

1. Para lojistas. A internet é sua aliada, use as redes sociais da melhor forma. Venda seus produtos pelo WhatsApp. Se ainda não tem o WhatsApp business, crie um. Você pode usar o telefone fixo da sua loja para habilitar (na parte de confirmação, opte por “receber uma chamada”) – tire fotos e vídeos dos seus produtos (não precisa ser de profissional, precisa fazer); dê bons descontos; faça pacotes para melhorar o frete – exemplo: acima de R$ 100, frete grátis (calcule sua margem de ganho para descobrir isso, ok?); crie cupons especiais de desconto para este momento de crise. Lembre, você não está na sua zona de conforto, pense diferente, seja agressivo nas promoções. Use a sua rede de contatos para ativá-las.
   
2. Para prestador de serviço. As redes sociais podem não ser suficientes para você nesse momento, mas já são um canal de contato. Faça postagens mais frequentes, você precisa ser lembrado na hora certa (não seja chato, seja prestativo); faça vídeos ensinando a fazer, por exemplo, se você é encanador, dê dicas de como trocar uma torneira – coisas  simples que você, com certeza, faria com a maior facilidade. Deixe seu WhatsApp disponível (vale a dica do WhatsApp business acima), aumente sua rede de contatos, crie indicações. Se você é corretor de imóveis, faça visitas virtuais – ofereça-se para ir até o imóvel e, de lá, faça uma chamada por vídeo para seu cliente, ou grave em vídeo e mande depois. Prestadores de serviço, em geral, têm a “comodidade” como principal ferramenta de venda. Eu faço isso para você… Deixa que eu cuido de tudo… Não se preocupe, eu vou pesquisar isso… Conte comigo se precisar…

Quando o cliente se sente bem atendido, ele se torna fiel – seja profissional, faça realmente um bom trabalho e até um pouco mais).

Infelizmente ou felizmente, a vida vai mudar (aliás, já está mudando) e existe, pelo menos, uma verdade: cultura só se muda por educação ou na pancada. Estamos na fase da pancada. Adapte-se!

Escrito por: Rafael Souza / CEO planejamento digital da AG74